Kontrola

Zanim będę opisywał co i jak dokładnie robię w nowej pracy, napiszę dzisiaj o pierwszej kontroli. 

Mój Departament Spraw Trudnych i Beznadziejnych ma szereg różnego rodzaju regulaminów, wewnętrznych przepisów, uregulowań i instrukcji. Oczywiście - jak to w życiu bywa - nie każdą sytuację da się opisać, ale powiem Wam, że zanim rozpocząłem pracę w Departamencie musiałem zapoznać się z dwoma grubymi segregatorami takich właśnie dokumentów i notatek. Na każdej stronie musiałem się podpisać i potwierdzić, że zapoznałem się z danym dokumentem oraz że zobowiązuję się do realizowania go podczas pracy. Oczywiście w tej chwili nie pamiętam nawet 1/10 tego co tam było, mam słabą pamięć.

I w związku z moim rozpoczęciem pracy w Departamencie przyszedł czas na pierwszą kontrolę. Szef działu kilka dni temu poinformował mnie, że manager poprosił go o sprawdzenie tego, w jaki sposób pracuję oraz czy spełniam te wszystkie wymogi. Kontrola trwała cały dzień. Szef działu najpierw przyglądał się, w jaki sposób załatwiam bieżące sprawy - począwszy od tego jak witam petentów (ależ ja nie lubię tego słowa!), jakie mam podejście do rozwiązania ich sprawy, jakie jest moje zaangażowanie, oraz czy proponuję właściwą dla mojego działu drogę rozwiązania danego problemu/sprawy - co nie zawsze jest zgodne z oczekiwaniami petentów. Naturalnie oceniana była także kwestia pożegnania interesanta, oraz zgodność z wymogami jeśli chodzi o dokumenty - a to już temat rzeka: prawidłowość wypełnienia dokumentów, właściwe posegregowanie i przekazanie do innych działów, terminowość realizacji zadań oraz odpowiednie zaszeregowanie spraw nietypowych, trudnych lub beznadziejnych - to bardzo ważne.

Drugi etap kontroli to sprawdzenie już wystawionych przeze mnie dokumentów, decyzji, postanowień oraz tym podobnych. Czyli grzebanie w archiwum i szukanie ewentualnych błędów. Także przeglądanie zawartości mojego komputera - wszak szef działu ma takie uprawnienia.

Trzecim etapem kontroli było stworzenie symulacji zadań i problemów, z którymi musiałem zmierzyć się w czasie rzeczywistym. Plus taki, że kontrolujący zapytał czy jadłem już obiad (w tej firmie jedzenie to świętość) - gdy odparłem że tak, dopiero wtedy przystąpił do tego etapu kontroli. Musiałem wykazać się znajomością procedur i zasad, które realizowane są w przypadkach nietypowych i bardziej wymagających (na szczęście nie miałem tych beznadziejnych). Uff, powiem Wam że dzień kontroli wymęczył mnie bardzo.

Wyniki kontroli były satysfakcjonujące. W pierwszym etapie kontroli szef działu miał do mnie trzy zastrzeżenia, w tym dwa o niskim znaczeniu a jeden o średnim. Zalecił wdrożyć poprawę w kwestii tego średniego zastrzeżenia, a dwa pozostałe "zrobisz jak zechcesz".  W drugim etapie dopatrzył się, że na dwóch dokumentach zapomniałem się podpisać (był to akurat pierwszy dzień pracy, a do tej pory wystawiłem już mnóstwo różnych "papierków"). Nie robił z tego dużego problemu, ponieważ taka sytuacja zdarzyła się jednostkowo. Trzeci etap kontroli wypadł dla mnie najlepiej - zostałem pochwalony za prawidłową i zgodną z zasadami firmy znajomość zasad, oraz za to że byłem w stanie wdrożyć je w życie mimo różnych niesprzyjających okoliczności.

Podobało mi się, że kontrolujący wszelkie zastrzeżenia omówił ze mną w cztery oczy. Współpracownicy mówili mi, że nawet w razie kontroli "z samej góry" szef działu broni każdego swojego pracownika.  Następna kontrola we wrześniu - ale ta będzie bardziej szczegółowa niż ta pierwsza, będzie trwała oczywiście dłużej, a kontrolującym będzie specjalna komisja powołana do tego celu. Ale przeżyję i to - mam nadzieję że do tego czasu wdrożę się na tyle, że wybrnę z każdej nietypowej i beznadziejnej sytuacji :)